5 conseils pour mieux gérer votre panoplie de logiciels

Dans le monde des affaires, il est rare que des entreprises aient un seul logiciel pour répondre à tous leurs besoins. Généralement, les entreprises, surtout les PME, auront une panoplie de logiciels qui, mis ensemble, répondent à la majorité des besoins mais qui, entre eux, s'entrecoupent au niveau des fonctionnalités. Le superflu causer par cette redondance n'est pas idéale mais, si elle est bien gérée, peut être acceptable. 

Voici 5 conseils qui peuvent vous aider à mieux gérer cette situation: 

1 - Ne pas se laisser tenter par le superflu

Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais j'adore maximiser mes actifs. Si j'achète un nouveau téléphone intelligent je veux essayer toutes les fonctions et « essayer » d'en utiliser un maximum. Je vais donc regarder les différentes fonctions et applications et voir si je ne pourrais pas les appliquer dans mon quotidien. Bien que j'y prenne plaisir, ça a le défaut de me faire perdre du temps pour des bagatelles souvent inutiles.  

En effet, si nous avons besoin de fouiller dans les logiciels autour de nous pour voir s'il n'y a pas une fonctionnalité qu'on pourrait appliquer à notre entreprise, c'est probablement qu'on fait le travail à l'envers. Il est préférable de déterminer ce qu'il manque à notre entreprise pour atteindre nos buts et ensuite de chercher quels logiciels peuvent nous mener à ce but.

Donc à moins d'avoir un besoin précis, laisser les fonctionnalités inutilisés de vos logiciels et n'y pensez pas. Les utiliser ne vas pas nécessairement vous donner un meilleur retour sur investissement.

2 - Choisir UN logiciel pour gérer un type d'activité

Si plusieurs logiciels se recoupent au niveau des fonctionnalités, il est important d'en utiliser un seul. Imaginez un peu que vous utilisiez un répertoire partagé sur votre réseau pour conserver vos documents d'entreprise. Si vous décidez du jour au lendemain que vous conserverez une partie des documents dans Google Drive (anciennement Google Docs) vous vous retrouverez avec des fichiers à deux endroits. Il sera compliqué de retrouver quels documents sont dans quel système et, pire encore si vous les conservez aux deux endroits, quel système possède la dernière version.

Si vous voulez changer de logiciel pour une fonctionnalité donnée, assurez vous de faire la migration d'un coup et aussi rapidement que possible pour ne pas avoir plusieurs systèmes à gérer en parallèles.

3 - Synchroniser si nécessaire

Il peut arriver que plusieurs logiciels se recoupent en terme de fonctionnalités mais que les deux nécessitent cette fonctionnalité. Prenez l'exemple des contacts d'entreprise. Il est très probable que votre logiciel de comptabilité ait besoin d'avoir accès à une base de données de contacts de vos clients. Il se peut aussi que votre logiciel CRM (ou de gestion marketing) nécessite également accès aux contacts.

Dans ces cas, il est pratique de trouver ou de développer des méthodes de synchronisation afin de permettre de gérer les contacts aux deux endroits. Ainsi si un contact est créé dans le système comptable, il peut être créé automatiquement dans le logiciel CRM. Encore là, le logiciel de synchronisation peut être dépendant de certaines règles d'affaires (car ce n'est pas nécessairement tous les contacts que l'on veut partager entre les deux systèmes).

Il est toutefois important d'automatiser cette synchronisation car, aussi assidu qu'on pense être, tôt ou tard, les données différeront d'un système à un autre et il est souvent impossible de s'y retrouver.

4 - Ne pas synchroniser si pas nécessaire

Ceci peut paraître évident mais je le mentionne car je vois trop souvent de gens faire tout leur possible pour synchroniser leurs différentes applications alors qu'ils n'utilisent même pas les fonctionnalités qui nécessitent la synchronisation.

Par exemple si vous avez acheté un autre logiciel (que les deux mentionnés dans le point précédent) qui a, lui aussi, un module de contact, il ne faut pas nécessairement le synchroniser. Avant, validez que vous allez bel et bien voir une plus-value à utiliser les portions du logiciel qui nécessitent une liste de contacts. Est-ce que ces fonctionnalités ne se retrouvent pas déjà dans un des autres logiciels qui gèrent vos contacts? Est-ce que ce nouveau logiciel gère "vraiment" mieux cette fonctionnalité? Est-ce qu'il vaut la peine de synchroniser pour le gain qu'on aura à utiliser cette portion du logiciel? Autant que possible, on limite le nombre de logiciels à synchroniser car ça peut être coûteux à développer et, parfois, à maintenir.

5 - Accepter le status quo

Avec toutes les panoplies de logiciels et d'applications qui sortent, on est souvent tenté de regarder ce qui se fait de nouveau pour voir si on pourrait améliorer notre situation. C'est important de rester informé mais il faut bien analyser la situation avant de changer de logiciel. Si le logiciel révolutionnera votre méthode de travailler tant mieux. Toutefois si ça vous permettra seulement d'améliorer une petite portion de votre affaire, pensez-y bien. Un changement de logiciel d'entreprise peut être une décision majeure.

Bien que je me spécialise dans le domaine de création de logiciel, je ne veux pas créer de logiciels là où ils ne sont pas nécessaires. Je prends donc soin de valider avec le client le retour sur investissement qu'un tel changement pourra lui rapporter à court, moyen et long terme.

La majorité des entreprises travaillent avec multiples outils et logiciels, il suffit de savoir en prendre et en laisser.  Savoir cerner ses besoins, à limiter son utilisation aux fonctionnalités pertinentes et à s'assurer de bien synchroniser nos différents outils est la clé d'un environnement bien géré au point de vue logiciel.