5 indices qu'il est temps de procéder à une refonte logicielle

Une refonte logicielle n'est pas une tâche facile En effet cette tâche qui consiste à remplacer un logiciel par un nouveau logiciel entraîne très souvent des difficultés à plusieurs niveaux dans une entreprise. Toutefois, bien que ce soit difficile, il s'avère que ce processus est souvent nécessaire. Dans cet article j'explorerai certains indices qui peuvent nous indiquer qu'il est temps pour procéder à une refonte logicielle.

Évidemment la raison du "ça fait déjà 5 ans que ce fut développé" n'est pas bonne. En effet, on peut avoir un logiciel en place depuis maintes années, le maintenir et l'améliorer année après année de telle sorte à ce qu'il soit tout aussi pertinent aujourd'hui. L'âge en soit n'est pas une raison. Ceci étant dit plusieurs raisons peuvent en découler directement ou indirectement. Un des points importants à prendre en compte est le fait qu'un logiciel écrit plusieurs années plus tard peut souvent coûter beaucoup moins cher.

Progression des coûts de développement:
Un logiciel écrit 10 ans plus tard peut coûter 5 fois moins cher (données fictives)

Voici ma liste des 5 indices qu'il est temps de procéder à une refonte logicielle

1- Quand on n'ose pas modifier notre logiciel

Un logiciel bien conçu doit non seulement être durable (dans la mesure du possible) mais doit également permettre d'y apporter des modifications régulièrement. Un logiciel de gestion d'entreprise, plus particulièrement, devra être mis à jour régulièrement pour répondre à l'évolution de l'entreprise. 

Ainsi si vous ne le mettez pas à jour pour quelconque raison que ce soit (fragilité, coût, etc.), c'est qu'il est temps d'investiguer s'il n'est pas temps de changer de logiciel

2- Quand le coût d'une modification est très importante

Pour bien comprendre ce point, il suffit de comprendre que l'évolution des technologies tend à faciliter le développement logiciel. Par exemple, un site web conçu en quelques jours avec WordPress aujourd'hui pouvait prendre plusieurs mois il y a seulement quelques années. 

Donc, même si votre logiciel est encore pertinent et continue à évoluer avec votre entreprise il se peut que chaque changement, aussi petit soit-il, prenne beaucoup de temps et coûte très cher. S'il en est ainsi c'est souvent parce que le logiciel a été développé dans des technologies qui commencent à dater. Le développement est ainsi plus long et périlleux qu'avec certaines des nouvelles technologies. 

Si vous trouvez que la maintenance et l'évolution de votre logiciel est très dispendieuse et lourde, investiguez pour valider si ce n'est pas dû à un logiciel qui serait prêt à être changé.

3- Quand on a du mal à trouver une compagnie ou un consultant pour reprendre le développement

Certaines technologies ne sont plus très "mainstream". Par exemple, on retrouve beaucoup moins de programmeurs Cobol que de programmeurs Java. Il peut donc s'avérer très difficile et/ou coûteux de remplacer les programmeurs pour un logiciel qui commence à dater. 

Encore là il faut évaluer s'il est rentable à court, moyen ou long terme de continuer à payer le gros prix pour un logiciel qui n'est peut être plus à la hauteur.

4- Quand on "patch" le logiciel par des feuilles Excel

Le classique! Créer des bases de données maison en Excel pour permettre de combler certains problèmes ou manques de notre logiciel. Les feuilles Excel ne sont pas des base de données. Oui on peut y conserver de l'information mais cette information n'est pas indexée, normalisée et n'est pas dans un format qui favorise la collaboration.

Normalement, vous devriez apporter des modifications à votre logiciel plutôt que de créer des outils autour pour combler l'évolution de votre entreprise. Ce que vous créez autour est un niveau de complexité additionnel qui, à moyen ou long terme, pourra coûter très cher si vous vous y fiez trop.

Si vous utilisez des feuilles Excel comme bases de données, c'est un signe que votre logiciel devrait être mis à jour...et si vous ne le faîtes pas...je vous renvoie au point 1 :)

5- Quand on sent que la productivité des opérations en souffre

A mon humble avis, une solution logicielle doit vous aider à optimiser vos opérations. Si vous trouvez que vos opérations ne sont pas optimisés, posez-vous la question pourquoi. Si c'est parce que vous n'avez pas mis d'outils en place pour le faire c'est une chose. Toutefois, si c'est parce que votre logiciel est fait d'une certaine façon et que cette façon n'est pas optimale, il faut y remédier. Est-ce possible de le mettre à jour pour remédier à la situation? Ou doit-on changer complètement notre outil?

N'oubliez pas qu'il s'agit ici d'indices et non de diagnostics. Il se peut très bien que votre logiciel remplisse un ou plusieurs de ces indices sans qu'une refonte ne soit nécessaire. Toutefois, si vous vous sentez concerné par un de ces points, je vous invite à approfondir le sujet pour savoir s'il vaut la peine à court, moyen ou long terme de changer votre suite logicielle. Une bonne suite logicielle peut faire toute la différence.

Dans mon prochain article j'explorerai les causes pour laquelle une refonte est souvent complexe et  pénible. Même si elle s'avère nécessaire, il est important de comprendre pourquoi elle est complexe. Le comprendre est la première étape à franchir pour passer au travers.