Je n'essaie pas de dire qu'aucun employé ne doit être attitré à des tâches administratives. Toutefois, je suis clairement en train de dire qu'on doit garder ce nombre au minimum. Comment faire? Souvent en mettant en place un logiciel de gestion efficace.
Pour vous aider à mieux comprendre mon point, imaginez une petite entreprise qui n'a que 2 employés. Ces 2 employés travaillent coeur et âme à leur entreprise et doivent travailler plus de 60 heures par semaine. Ayant un peu plus de revenus, ils décident d'embaucher une troisième personne pour lui déléguer leurs tâches administratives. Ce faisant, ils réduisent leurs heures hebdomadaires aux alentours de 45 heures et le problème est réglé. Plus ou moins. L'employé embauché coûtera au moins de 25 000$ par année. Cette personne ne vend pas et n'est pas responsable des opérations. C'est donc une dépense. Ce que j'appelle un "employé-dépense".
Si ces mêmes entrepreneurs avaient investis plutôt dans un logiciel de gestion qui permettait de gérer leur facturation, comptabilité et opérations. Un tel logiciel, si bien implanté, pourrait permettre à nos entrepreneurs de diminuer leur charge de travail substantiellement puisqu'ils n'auront pas à entrer les données de manière redondantes à travers leurs différents systèmes.
Il est vrai qu'un logiciel de gestion adapté aux besoins d'une PME peut coûter dans les dizaines de milliers de dollars. Toutefois, comparativement au salaire d'un employé, c'est une dépense qui ne doit être fait qu'une fois. On retrouvera donc un retour sur investissement généralement en moins d'un an.
Un autre avantage important d'un logiciel sur mesure est l'encadrement qu'il apporte aux employés. Sans logiciel, les processus ne sont connus que par les employés. Ils deviennent donc presque tous des employés clés. Ils coûtent cher et sont indispensables à l'entreprise. Avec un bon logiciel, les processus et données sont contenus dans le logiciel. Ça facilite le travail des employés, diminue leur temps de formation et facilite le roulement, si nécessaire.
Lorsque je tiens ces propos, certains me font remarquer que si tout le monde pensait ainsi, on n'aurait plus d'emplois et on serait tous remplacés par des "machines". Rien de plus faux. Mon but n'est pas de réduire le nombre d'employés mais bien d'augmenter la proportion d'employés à valeur ajouté vs les "employés-dépenses". Ce qu'il faut comprendre dans le monde des affaires c'est que si on réduit les dépenses, on augmente les profits. Généralement ceci se traduit par un plus grand ré-investissement dans l'entreprise afin d'augmenter les revenus et faire croître l'entreprise. Qui dit croissance, dit plus d'employés.
Finalement, cet article ne se veut qu'un pensez-y-bien. Il y a évidemment plein de circonstances et toutes les entreprises sont différentes. Touteois, lorsque viendra le temps d'embaucher prenez le temps de vous poser la question: pourquoi j'embauche? Est-ce que je pourrai l'éviter? Est-ce qu'un logiciel ne me permettrait pas de réduire mes tâches actuelles et mieux encadrer mes employés actuels et futurs? Quel est le meilleur investissement?
