Choisir une structure informatique en fonction de la taille de son entreprise

L'informatique est un domaine complexe. Pour un problème donné il y a toujours un grand nombre d'alternatives pour le régler. Évidemment chaque alternative a des pour, des contre et un budget spécifique. Le choix n'est pas évident pour une PME mais voici quelques conseils pour faire une décision éclairée.

1- Le passé n'est pas garant du futur

Je vois souvent des dirigeants de PME issus de grandes entreprises suggérer des logiciels ou des systèmes basés sur leurs expériences antérieures. Bien qu'une recommandation n'est pas à ignorer, il faut analyser si le contexte s'applique.

Un des exemples les plus fréquents se présente lors du choix du système de courriels d'entreprise. La majorité des grandes entreprises utilisent des systèmes tels que Microsoft Exchange. Il n'y a aucun doute que ce système est très utilisé et répond à des besoins très importants des entreprises. Toutefois, pour mettre en place un tel système, il faut installer le tout sur les serveurs de l'entreprise. Ceci implique évidemment l'achat de serveurs, la configuration et la maintenance associées. Bien que cette option est viable, elle est beaucoup plus dispendieuse qu'une solution hébergée telle que Google Apps.

Les PME peuvent rarement se payer les mêmes outils que les grandes entreprises mais dans la majorité des cas, ceux-ci ne sont pas nécessaires : en plus d'être plus dispendieux, les outils des GE sont souvent plus complexes et contiennent beaucoup du superflu que les PME ne requièrent pas.

2- Commencer par optimiser les départements à valeur ajoutée

Toute entreprise doit gérer différents départements : ventes, marketing, comptabilité, opérations, etc. Idéalement, chaque département gérerait ses fonctions avec les meilleurs outils informatiques disponibles. Malheureusement, la réalité fait souvent en sorte qu'une PME ne peut se permettre de posséder une infrastructure informatique idéale dès le départ. Dans de tels cas, il faut faire des choix basées sur la rentabilité de l'outil et sa valeur ajoutée.

Par exemple, je recommanderai souvent aux PME de commencer par se procurer des outils de gestion de clients et de ventes. Un tel système peut permettre aux PME d'augmenter leurs ventes pour ainsi continuer à progresser dans la mise à jour de leurs systèmes. Une autre option est d'améliorer les opérations par du logiciel et matériel optimisés afin de réduire les dépenses associées aux opérations.

3- Évoluer progressivement mais aussi vite que possible

A moins d'avoir des poches sans fonds, il est souvent difficile de changer toute notre infrastructure d'un coup. Comme mentionné au dernier point on va d'abord viser les départements qui pourront faire bénéficier le plus la compagnie. Avec les profits cumulés de ces optimisations, on peut par la suite viser les autres départements à moins haute valeur ajoutée.

Toutefois, il faut prendre conscience que le plus on attend pour faire nos optimisations informatiques, plus la migration et le passage aux nouvelles technologies peuvent être lourds et compliqués.

Prenons par exemple un logiciel de comptabilité. Si on prend la décision de changer notre logiciel de comptabilité, il faudra migrer les données des années antérieures. Plus on a d'années à migrer, plus le processus de migration peut être complexe à réaliser.

Ceci dit, il y a de plus en plus d'outils informatiques qui nous aident à gérer la migration des données d'un système à un autre. Toutefois, lorsque ces outils n'existent pas, le processus de migration peut être lourd et coûteux.

Un bon gestionnaire de PME connaîtra bien les forces et faiblesses de son entreprise. Il connaîtra surtout son budget et sa réalité d'entreprise. Celui-ci sera tenté, avec raison, de se diriger vers les nouvelles technologies pour optimiser sa rentabilité et garantir sa croissance. Pour ce faire, il doit s'assurer de bien canaliser ses investissements sur des outils pertinents et de le faire de manière progressive et efficace.