L'informatique est un domaine complexe.
Pour un problème donné il y a toujours un grand nombre
d'alternatives pour le régler. Évidemment chaque alternative a des
pour, des contre et un budget spécifique. Le choix n'est pas évident
pour une PME mais voici quelques conseils pour faire une décision
éclairée.
1- Le passé n'est pas garant du
futur
Je vois souvent des dirigeants de PME
issus de grandes entreprises suggérer des logiciels ou des systèmes
basés sur leurs expériences antérieures. Bien qu'une
recommandation n'est pas à ignorer, il faut analyser si le contexte
s'applique.
Un des exemples les plus fréquents se
présente lors du choix du système de courriels d'entreprise. La
majorité des grandes entreprises utilisent des systèmes tels que
Microsoft Exchange. Il n'y a aucun doute que ce système est très
utilisé et répond à des besoins très importants des entreprises.
Toutefois, pour mettre en place un tel système, il faut installer le
tout sur les serveurs de l'entreprise. Ceci implique évidemment
l'achat de serveurs, la configuration et la maintenance associées.
Bien que cette option est viable, elle est beaucoup plus dispendieuse
qu'une solution hébergée telle que Google Apps.
Les PME peuvent rarement se payer les
mêmes outils que les grandes entreprises mais dans la majorité des
cas, ceux-ci ne sont pas nécessaires : en plus d'être plus
dispendieux, les outils des GE sont souvent plus complexes et
contiennent beaucoup du superflu que les PME ne requièrent pas.
2- Commencer par optimiser les
départements à valeur ajoutée
Toute entreprise doit gérer différents
départements : ventes, marketing, comptabilité, opérations,
etc. Idéalement, chaque département gérerait ses fonctions avec
les meilleurs outils informatiques disponibles. Malheureusement, la
réalité fait souvent en sorte qu'une PME ne peut se permettre de
posséder une infrastructure informatique idéale dès le départ.
Dans de tels cas, il faut faire des choix basées sur la rentabilité
de l'outil et sa valeur ajoutée.
Par exemple, je recommanderai souvent
aux PME de commencer par se procurer des outils de gestion de clients
et de ventes. Un tel système peut permettre aux PME d'augmenter
leurs ventes pour ainsi continuer à progresser dans la mise à jour
de leurs systèmes. Une autre option est d'améliorer les opérations
par du logiciel et matériel optimisés afin de réduire les dépenses
associées aux opérations.
3- Évoluer progressivement mais
aussi vite que possible
A moins d'avoir des poches sans fonds,
il est souvent difficile de changer toute notre infrastructure d'un
coup. Comme mentionné au dernier point on va d'abord viser les
départements qui pourront faire bénéficier le plus la compagnie.
Avec les profits cumulés de ces optimisations, on peut par la suite
viser les autres départements à moins haute valeur ajoutée.
Toutefois, il faut prendre conscience que le plus on attend pour faire nos optimisations informatiques, plus la migration et le passage aux nouvelles technologies peuvent être lourds et compliqués.
Prenons par exemple un logiciel de comptabilité. Si on prend la décision de changer notre logiciel de comptabilité, il faudra migrer les données des années antérieures. Plus on a d'années à migrer, plus le processus de migration peut être complexe à réaliser.
Ceci dit, il y a de plus en plus
d'outils informatiques qui nous aident à gérer la migration des
données d'un système à un autre. Toutefois, lorsque ces outils
n'existent pas, le processus de migration peut être lourd et
coûteux.
Un bon gestionnaire de PME connaîtra
bien les forces et faiblesses de son entreprise. Il connaîtra
surtout son budget et sa réalité d'entreprise. Celui-ci sera
tenté, avec raison, de se diriger vers les nouvelles technologies
pour optimiser sa rentabilité et garantir sa croissance. Pour ce
faire, il doit s'assurer de bien canaliser ses investissements sur
des outils pertinents et de le faire de manière progressive et
efficace.
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