4 types de métriques essentielles pour PME

Être réactif plutôt que proactif; voilà un problème auquel la majorité des PME font face.  Se permettre d'avoir un aperçu de notre situation opérationnelle ou financière se fait trop souvent à la fin d'une période donnée.  C'est seulement à ce moment là qu'on réalise les erreurs commises et que l'on doit ajuster pour la prochaine période. C'est intéressant mais qu'arrive-t-il s'il est trop tard et que les dommages sont déjà faits?

Les métriques nous permettent de gérer
notre entreprise non pas pour passé
mais pour le présent et le futur.

Comment peut-on être au courant des éléments importants de son entreprise en temps réel? Bien qu'il n'est pas impossible de le faire manuellement, le meilleur moyen est sans aucun doute les métriques logicielles.





Une métrique logicielle est simplement un outil permettant de quantifier certaines données de son entreprise. Généralement, les métriques sont présentées sous forme de rapports.  Elles peuvent être utilisés dans tous les secteurs d'une entreprise (comptabilité, marketing, opérations, technologies, etc.).

Bien que les métriques soient essentielles, elles sont trop rarement consultées. S'il en est ainsi c'est généralement car elles ne sont pas facilement accessibles. Pour aider les PME à optimiser leur entreprise, il faut donc que ces métriques soient facilement accessibles et accessibles au bon moment.

Voici 4 types de métriques que l'on peut mettre en place dans son entreprise:

1- Alertes
Ces métriques sont des alertes ou notifications envoyées à l'administrateur lorsque certains seuils sont atteints.

On peut par exemple envoyer un courriel qui avertisse l'administrateur  lorsque les ventes sont en deça d'un certain montant ou lorsque l'inventaire est presque vide.

2- Au jour le jour
Ces métriques doivent être visibles au jour le jour. Généralement, ces métriques pourront être accessibles à travers un tableau de bord d'un logiciel qui est utilisé quotidiennement.  Ce type de métrique est essentiel pour se garder au courant de l'état des différents départements de l'entreprise. Elle permettra à l'administrateur de prendre les mesures nécessaires ou de consulter les départements appropriées quand des anomalies seront décelées dans les métriques.

Un exemple de métrique quotidienne peut être la capacité de l'entrepôt ou encore l'état du cashflow de l'entreprise.

3- Périodiques 
Ce sont des métriques sous forme de rapports que le logiciel pourra générer et envoyer aux adminsitrateurs à certaines périodes définies (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, etc.)

Un exemple de métrique périodique est le rapport de taxes qui doit être généré aux trimestres ou encore l'état des résultats qui est pertinent de consulter au moins une fois par mois.

4- Ad hoc
Ces métriques sont importantes mais ne sont pas récurrentes ou prévisibles. Elles ne sont consultées qu'au besoin.

Ainsi, il peut arriver un mois donné que les dépenses soient plus élevées qu'à l'habitude et que l'administrateur cherche à savoir pourquoi.  Ce sont dans des cas comme celui-ci que les métriques ad hoc sont pertinentes. Elles permettent de vérifier ou valider certaines données en détail lorsque le besoin se présente.


Dans un monde idéal, toutes les entreprises auraient accès à leurs métriques aux moments opportuns. C'est loin d'être la réalité de toutes les entreprises et surtout pas celle des PME.  Les PME sont plus souvent occupées à éteindre des feux qu'à éviter les prochains.  D'autre part, ce ne sont pas tous les logiciels qui donnent accès à des métriques logicielles pertinentes et personnalisées.  Certaines métriques peuvent être idéales pour une entreprise mais pas une autre pour un logiciel donné.

Toutefois, ce n'est pas parce qu'un logiciel n'offre pas de métriques qu'il n'est pas possible d'utiliser d'autres logiciels pour complémenter cette lacune.

L'important est de prendre conscience du besoin des métriques, de les définir et de trouver des outils ou des experts pour nous aider à les mettre en place. Une fois en place, les métriques vous aideront à optimiser votre rendement d'entreprise, et ce, à l'année longue.