Quand les logiciels surpuissants nuisent aux PME

Lorsqu'on magasine un produit, quel qu'il soit, on aime avoir le maximum pour notre argent. Que ce soit une voiture, un parfum, un plat, on apprécie qu'on nous offre des accessoires ou des accompagnements pour le même prix. Bien que ça nous paraisse logique, dans le cas du logiciel il s'agit souvent de cadeaux empoisonnés.

Afin d'expliquer pourquoi, je vais illustrer avec un exemple concret ce que j'entends par un logiciel surpuissant ("overkill"). Imaginez que vous démarrez une entreprise et que vous désirez vous procurer un logiciel pour gérer vos clients. A ce point, vous n'avez que quelques besoins précis:

• Conserver les informations des clients
• Entrer des notes pour chaque suivi executé avec un client
• Entrer des dates importantes pour chaque client. Le logiciel devrait aviser lorsque ces dates approchent.

Maintenant, si vous vous renseignez, on vous suggérera certainement de vous procurer un CRM (Customer Relationship Management).  Ils ont en effet raison; un CRM répondra à vos besoins. Toutefois un CRM répondra également à plusieurs autres besoins que vous n'avez pas nécessairement aujourd'hui ou que vous gérez autrement: 

• Gestion des statuts de clients
• Gestion des commandes
• Gestion des tickets de support
• Gestion des campagnes Marketing
• Gestion des envois massifs
• Gestion des contrats de service
• Gestion des produits
• Gestion des documents
• ...

En fait dépendamment des produits CRM que vous trouverez, certains offriront moins et d'autres beaucoup plus de fonctionnalités.  Je dénomme un logiciel surpuissant un logiciel qui répond à vos besoins précis mais qui vous offrent une panoplie d'autres fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin à court, moyen ou long terme.

Il est important de comprendre pourquoi les logiciels sont faits avec tant de fonctionnalités. En fait c'est la plus simple des raisons: pour atteindre la plus grosse portion du marché possible.  Si quelqu'un développe un logiciel qui ne suit que vos besoins, il ne pourra le vendre à autant de clients qu'un logiciel qui comprend vos besoins et ceux de centaines à milliers d'autres entreprises.  Toutefois, à l'envers de la médaille, le prix sera évidemment plus bas puisque le produit pourra être vendu à des centaines ou milliers d'entreprise plutôt qu'à quelques unes.

Comment avoir plus de fonctionnalités peut-il être nuisible? 

1- Ratio Quantité / Qualité / Prix

Le fait qu'un logiciel ait plus de fonctionnalités qu'un autre pour le même prix ne veut pas nécessairement dire que ce logiciel est de moins grande qualité (car ça dépend de plusieurs autres facteurs tels que le nombhre de clients, le marché, le modèle d'affaires).  Toutefois, ça peut être un indicateur à considérer. Lorsque vous magasinez pour votre logiciel, gardez en tête les fonctionnalités de base que vous recherchez et mettez de côté les petits extras que vous n'utiliserez probablement jamais.

2- Restreindre la flexibilité de l'entreprise

Plus votre solution logicielle a de fonctionnalités, plus son moule est définie. En d'autres mots, vous devez opérer de la manière dictée par le logiciel et pas nécessairement par votre méthode (aussi innovatrice soit-elle). Un logiciel ne devrait pas restreindre votre flexibilité d'entreprise mais évoluer avec vos besoins.

3- L'impression de ne pas maximiser le logiciel

Pour comprendre ce point il faut l'avoir vécu. Si vous avez déjà utilisé un logiciel qui a 5000 fonctionnalités mais que vous n'en utilisez que 5, vous allez ressentir le besoin de comprendre pourquoi vous n'utilisez pas les autres fonctionnalités. Vous allez vous questionner sur votre méthode et sur vos processus.  Se requestionner n'est jamais mauvais mais de changer ces processus simplement pour faire plaisir au logiciel l'est.

4- La complexité de la configuration et mise en place du logiciel

Évidemment, la configuration et la mise en place d'un tel logiciel est souvent plus complexe. Il faut souvent le configurer pour tenter de rendre l'interface aussi simple que possible. Ceci n'est pas toujours évident parce que certaines fois les fonctionnalités que l'on tente de désactiver sont intimement liés au coeur de l'application.

5- Le recoupement de fonctionnalités entre logiciels

Ceci est un des problèmes les plus courants dans le monde du logiciel.  Combien de logiciels utilisez-vous qui adoptent la notion de Client? Votre logiciel comptable? Vos feuilles Excel? Votre  CRM? Votre carnet d'adresses?

Le client est l'entité la plus courante qui est définie dans la majorité des logiciels d'entreprise. Ce fait entraîne une redondance d'entrée de données importante et une synchronisation manuelle également importante pour toute modification, ajout ou suppression d'un client. Plus votre logiciel a un grand nombre de fonctionnalités, plus il y a de chances que celui-ci recoupe des fonctionnalités de logiciels que vous avez déjà en place.

6- L'ergonomie limitée pour une utilisation limitée

A mon humble avis, ceci est le plus gros problème d'un logiciel surpuissant. En effet, plus un logiciel est simple plus il est facile de le rendre ergonomique. Plus il est complexe plus l'ergonomie en prend un coup.

Dans certains logiciels, on vous donnera la possibilité de désactiver les fonctionnalités non désirées. Bien que ceci va en effet alléger une partie du logiciel, reste que les portions que vous utiliserez auront été conçus pour fonctionner avec les fonctionnalités désactivées.  Par conséquent, leur ergonomie sera rarement aussi efficace qu'un logiciel conçu exclusivement pour une quantité limitée de fonctionnalités.

En résumé, les logiciels surpuissants ne sont pas toujours aussi impressionnants qu'ils le paraissent. Mon  conseil est de ne pas tomber trop rapidement dans les bras d'un logiciel simplement parce qu'il a plus d'options qu'un autre.  Ce n'est pas parce qu'un logiciel a plus de fonctionnalités qu'un autre qu'il est nécessairement meilleur et encore moins qu'il répondra mieux à vos besoins d'entreprise.