Le rôle primordial de logiciels dans les PME

Vous avez probablement deviné par le titre de mon blogue et de cet article que je crois que les logiciels ont une place importante au sein des PME. Toutefois, je doute que vous réalisiez le niveau d'importance que j'attribue aux solutions logicielles.

Tout d'abord, je voudrais clarifier ce que j'entends par logiciel. Il ne s'agit pas uniquement de produits tablettes comme un éditeur de texte ou un antivirus. Il s'agit également de vos logiciels de gestion, vos logiciels personnalisés, vos applications en ligne, vos courriels, vos sites web, vos médias sociaux, vos applications mobiles, vos applications de bureau, vos systèmes d'exploitation, etc. En fait, vous pouvez simplement imaginer tout ce que vous faites avec un ordinateur dans votre travail ou votre vie personnelle et enlever l'aspect matériel : voilà ce que j'entends par logiciel.

Dans la réalité d'aujourd'hui, la majorité des domaines d'affaire ont besoin d'un minimum de logiciels pour fonctionner. Que ce soit simplement pour la gestion de documents, la communication par courriel, ou encore pour des systèmes complexes de gestion de données, de clients, d'inventaire, de comptabilité, de produits, etc. La majorité des entreprises dépendent de leurs logiciels.

Bien que les solutions logicielles sont souvent perçues comme de simples outils permettant d'accomplir des tâches particulières (comme celles énumérées plus tôt), on devrait plutôt considérer ces solutions comme des outils faisant partie intrinsèque de nos processus d'affaires.

Pour mieux illustrer ce que je veux dire, je vais vous renvoyer très loin en arrière (juste après l'ère des dinosaures) au sein d'une industrie qui a beaucoup changé grâce aux solutions logicielles: l'industrie de la livraison. Leurs processus d'opération peuvent, après simplification, être expliqués comme suit :

1. Le client de la compagnie d'expédition demande pour une livraison de marchandise du point A au point B
2. La compagnie d'expédition imprime un document d'expédition (une copie-carbone en 4 copies), trouve et appelle un chauffeur pour qu'il vienne chercher le document. Une des copies est gardée dans les dossiers de l'entreprise.
3. Une fois le chauffeur arrivé, la compagnie d'expédition lui remet le document de livraison.
4. Le chauffeur se rend au point A, ramasse la marchandise, fait signer le document de livraison à la personne responsable et lui rend une des copies.
5. Le chauffeur se rend au point B, dépose la marchandise, fait signer le document de livraison à la personne responsable et lui rend une des copies.
6. Le chauffeur retourne alors à la compagnie d'expédition et remet la copie restante à un des employés.
7. Cet employé prend ensuite cette copie signée, la place dans le dossier du client et remet le client à la comptabilité. Le département de comptabilité doit alors préparer une facture et l'envoyer par courrier postal et une écriture de journal sera fait aux livres.
8. Une fois le chèque ou paiement reçu, il sera déposé au compte bancaire et l'écriture de journal du paiement sera écrite aux livres pour terminer le processus.

Maintenant comparons ce processus à celui d'une compagnie moderne de gestion d'expéditions :

1. Le client demande pour la livraison de marchandise du point A au point B à partir du logiciel en ligne. Durant cette procédure, le client précise sa méthode de paiement.
2. Le logiciel de la compagnie d'expédition détermine le chauffeur le plus approprié pour la livraison (en fonction de son itinéraire et de sa localisation) et met automatiquement à jour l'itinéraire du chauffeur en fonction de cette nouvelle commande. Le logiciel et GPS du chauffeur lui indiquera son nouveau trajet.
3. Le chauffeur va directement au point A (n'a pas besoin d'arrêter à la compagnie d'expédition), prend la marchandise, fait signer la personne responsable sur son appareil mobile doté d'un écran tactile et imprime une copie à cette personne ou lui envoie automatiquement un courriel.
4. Le chauffeur se rend au point B, dépose la marchandise, fait signer la personne responsable sur son appareil mobile doté d'un écran tactile et imprime une copie à cette personne ou lui envoie automatiquement un courriel.
5. Une fois la signature entrée, le logiciel de la compagnie d'expédition va envoyer une copie de la facture au client par courriel, le paiement sera effectué automatiquement en fonction du mode de paiement choisi par le client et les deux écritures de journal seront inscrites au grand livre. Le tout étant automatisé sans intervention humaine.

Vous avez sans doute compris les avantages que cette dernière solution comporte mais je vous en cite tout de même quelques uns :

• Logistique améliorée : Il y a moins d'étapes pour accomplir la même tâche. D'ailleurs les étapes 2 et 5 sont entièrement automatisées.
• Moins d'erreurs manuelles : Imaginez le nombre d'erreurs manuelles possibles dans la version sans logiciel : le chauffeur peut perdre une copie, oublie de faire signer quelqu'un, le comptable entre les mauvaises données, etc.
• Économie de temps : Le fait que le chauffeur n'ait pas à arrêter à la compagnie d'expédition à l'aller comme au retour, le fait que le chauffeur le plus approprié est choisi, le fait que la compagnie n'ait pas à attendre le paiement sont toutes des économies substantielles de temps. Maintenant, prenez cette économie de temps pour une seule livraison et mettez là à l'échelle du nombre de livraisons que doit faire une compagnie par année et la différence est énorme.
• Accessibilité de l'information : A travers chaque étape du processus, il est possible de savoir l'état de la commande par le logiciel de la compagnie d'expédition. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre le retour du chauffeur pour connaître le progrès de la commande.
• Flux de trésorerie : Puisque le paiement est pris de la carte de crédit (ou un autre mode de paiement automatisé) aussitôt que la livraison atteint sa destination finale, la compagnie d'expédition n'a pas à attendre ou douter de la réception des paiements.
• Recouvrement : Vous n'aurez plus à rappeler à vos clients de vous payer ou à élaborer des stratégies de recouvrement pour obtenir votre argent puisque les paiements sont automatisés.
• Sans Papier : Sans parler des enjeux environnementaux importants, le fait de ne pas gérer du papier est une façon plus facile de rester organisé.
• Service à la clientèle : Le service à la clientèle est beaucoup plus efficace car les clients peuvent suivre leurs commandes en ligne. Ceci limitera le nombre d'appels qui doivent être gérés à l'interne.
• Profitabilité : Ceci est évidemment le plus intéressant pour tous. Déjà en prenant tous les derniers points, je suis certain que pouvez imaginer les effets sur votre portefeuille. D'autres économies sont : l'essence, coûts de chauffeurs, coûts d'administrations, coûts du service à la clientèle, etc.

Dans cet exemple j'ai comparé deux extrêmes. Il est clair que certaines compagnies auront un certain niveau de logiciel sans être complètement informatisé. Le but était toutefois de vous montrer le potentiel du logiciel au sein de votre entreprise.

Évidemment, bien que cet exemple soit distinct, vous comprendrez que le principe peut s'appliquer à tous domaines d'affaire. Pouvez-vous appliquer les bénéfices mentionnés plus tôt à votre contexte en imaginant un environnement totalement automatisé ? Sans doute.

Donc quelle est la prochaine étape ? Vous prenez tranquillement conscience que vous avez besoin de solutions logicielles appropriées mais vous ne savez pas si celle-ci existe ou laquelle choisir. À travers ce blogue, je tenterai de vous donner des conseils et actions concrètes pour vous aider à trouver la ou les bonnes solutions logicielles. Toutefois, si vous ne pouvez attendre, je vous conseille de vous référer à un expert logiciel ou en logistique pour vous conseiller dans votre quête. Assurez-vous d'avoir les solutions logicielles appropriées car autrement vous limitez le potentiel de votre entreprise.